21 wskazówek dotyczących oszczędzania na kosztach druku, których producenci urządzeń Ci nie zdradzą!

Wskazówka 1: Drukuj tylko to, co naprawdę musi być wydrukowane.

W codziennym życiu zauważamy, że mimo iż prawie każdy ma dziś smartfona i dostęp do komputera, nadal drukuje się bardzo dużo. Dlaczego tak jest? Dla wielu osób papier jest łatwiejszy i wygodniejszy do czytania niż ekran. Wydrukowane dokumenty są łatwiejsze do poprawienia, zaznaczenia, itp., a następnie przekazania dalej. Wydruki są bardziej namacalne – nie mogą się zawiesić ani zniknąć. Utrata danych zdarza się jedynie w przypadku pożaru lub zalania. Wydruki są – na przykład w przypadku umów – bardziej wiążące. Czujemy się z tym bezpieczniej. Podpisy cyfrowe czy kopie zapasowe? Często panuje niepewność i brak zgodności co do prawnych okresów przechowywania i wymagań dotyczących dokumentów podatkowych. W związku z tym wszystko jest drukowane i archiwizowane na wszelki wypadek. Zastanów się, czy dany dokument naprawdę musi być wydrukowany. Niepotrzebne e-maile, dokumenty itp. nie muszą być drukowane. Lepiej jest poprawić ergonomię stanowiska pracy (np. kupując lepszy monitor lub dostosowując program pocztowy poprzez zwiększenie rozmiaru czcionki).

Wskazówka 2: Nie wymieniaj tuszu ani tonera od razu przy pierwszym ostrzeżeniu!

Na pewno znasz to uczucie: ledwo wymieniłeś tusz, a już ponownie pojawia się komunikat o niskim poziomie tuszu i że należy go natychmiast wymienić. Tylko dlatego, że tusz jest prawie pusty, nie oznacza, że musisz go natychmiast wymienić. Najlepiej jest zamówić nowy tusz już teraz i poczekać, aż obecny będzie naprawdę pusty. W przypadku tonerów można spróbować innej sztuczki: wyjmij toner i potrząśnij nim delikatnie poziomo kilka razy. W ten sposób proszek tonera rozprowadza się wewnątrz kasety, co zazwyczaj pozwala na dalsze drukowanie przez jakiś czas bez problemów.

Wskazówka: Jak wymienić toner

Wskazówka 3: Kupuj tylko tusze i tonery o dużej pojemności.

Wiele tuszy i tonerów jest oferowanych w różnych wersjach. Są tusze standardowe oraz o większej pojemności, zwane XL lub HC (High Capacity). Kupując tusze i tonery o dużej pojemności, można znacznie zmniejszyć koszty druku na stronę.

Ogólna zasada: im większa pojemność tuszu lub tonera, tym niższy koszt na stronę. Warto zawsze porównywać. Należy również uwzględnić swoje nawyki drukowania. Jeśli drukujesz dużo, tusze XL i tonery o dużej pojemności są idealne. Jeśli drukujesz rzadziej i używasz drukarki atramentowej zamiast laserowej, istnieje ryzyko, że większe tusze wyschną.

Tusze i tonery o dużej pojemności są szczególnie przydatne dla osób drukujących dużo. Użytkownicy drukujący rzadziej mogą zainwestować w ekonomiczne opakowania z kilkoma tuszami. Tonery nie wysychają, więc nie trzeba się o to martwić.

Wskazówka 4: Kupuj wielopaki lub podwójne opakowania.

Wiele tuszy i tonerów jest również oferowanych w tzw. wielopakach, opakowaniach promocyjnych, podwójnych lub nawet czteropakach. Dotyczy to zarówno produktów oryginalnych, jak i alternatywnych. Kupując zestawy tuszy i tonerów, można zaoszczędzić od 10 do 30% w porównaniu z zakupem pojedynczych sztuk. Jednocześnie możesz zbudować praktyczny zapas, aby nigdy nie być zaskoczonym pustymi tuszami lub tonerami.

Wskazówka 5: Kupuj tonery i tusze kompatybilne.

Tusze, tonery, wałki obrazowe, taśmy – nie muszą być oryginalne! W naszym sklepie internetowym znajdziesz alternatywy bardziej ekonomiczne od producentów trzecich dla wielu produktów. Często te tonery kompatybilne oferują znaczne oszczędności w porównaniu z oryginalnymi produktami producentów urządzeń. Również alternatywne produkty kompatybilne przechodzą wiele kontroli jakości i są wytwarzane zgodnie z normami przemysłowymi, dzięki czemu działają bez problemów z Twoim urządzeniem. Cena jest tutaj niezrównanym argumentem. Zalecamy naszym klientom następujące podejście: jeśli wydruki i kopie mają być najwyższej jakości, ponieważ trafiają do klientów i partnerów biznesowych, być może lepiej wybrać produkty oryginalne. Jeśli jednak wydruki i kopie są wykorzystywane wyłącznie wewnętrznie i na krótki czas, alternatywne tusze i tonery to doskonałe rozwiązanie!

Wskazówka 6: Kupuj akcesoria do drukarek online!

Zakup tuszy i tonerów online jest od 10 do 30% tańszy niż w sklepie stacjonarnym. Różnica cen jest tak duża, że koszty wysyłki nie mają większego znaczenia. Masz również idealne porównanie cen i szybko widzisz, który produkt jest dla Ciebie najtańszą alternatywą. Ponadto możemy zaoferować wiele produktów lub wariantów produktów, których zwykły sklep, ze względu na brak miejsca, nie jest w stanie przechowywać w magazynie.

Wskazówka 7: Kupuj tonery i tusze na zapas.

Drukarka stojąca bezczynnie lub nieczynna kopiarka może spowodować poważne opóźnienia w wielu firmach, a w najgorszym przypadku nawet straty. Zawsze należy monitorować, ile tuszu lub tonerów pozostało w urządzeniach. Gdy tylko drukarka lub kopiarka po raz pierwszy zgłosi niski poziom tuszu lub toneru, warto złożyć nowe zamówienie. I skoro już to robisz, dlaczego nie kupić kilku tuszów i tonerów naraz? Możesz skorzystać z wielopaków, a dla większości produktów oferujemy już rabat przy zakupie od 2 sztuk, więc w każdym przypadku oszczędzasz, kupując na zapas. Inteligentne zarządzanie zapasami przyczynia się do nieprzerwanego i płynnego przebiegu działalności. Jeśli chodzi o tonery, nie musisz martwić się o trwałość, ponieważ zawierają one suchy proszek, a nie płyn, więc nic nie może wyschnąć. Tusze natomiast mogą wyschnąć, jeśli są przechowywane nieprawidłowo, więc najlepiej przechowywać je w cieniu, w temperaturze pokojowej lub nieco niższej. Powinny być również pozostawione w oryginalnym opakowaniu, które zazwyczaj składa się z przezroczystej folii lub opakowania aluminiowego chroniącego przed światłem. Opakowanie zapobiega parowaniu i wysychaniu tuszu.

Więcej informacji: Jak prawidłowo przechowywać akcesoria do drukarek.

Wskazówka 8: Drukuj w trybie roboczym.

Twoja drukarka i kopiarka mają zazwyczaj różne programy drukowania, które pozwalają na oszczędność tuszu i tonera prawie niezauważalnie. Drukuj na przykład w jakości roboczej, zamiast prezentacyjnej. Drukując w trybie roboczym, drukarka zużywa mniej tuszu. W niektórych przypadkach masz również możliwość wykonania wydruków próbnych o niższej rozdzielczości. Wybierając jeden z tych trybów, wynik druku będzie mniej intensywny, ponieważ drukarka lub kopiarka po prostu zużywa mniej tuszu lub tonera. To ustawienie można dobrze wykorzystać do wydruków próbnych lub dokumentów wewnętrznych. Jeśli potrzebujesz zarówno wydruków o wysokiej jakości, jak i roboczych, warto stworzyć kilka profili drukowania, w których zapisane są odpowiednie ustawienia. Odpowiednie wskazówki znajdziesz w instrukcji obsługi.

Wskazówka 9: Drukuj taniej, używając określonych czcionek.

Czcionki o szerokich literach, grubych liniach, wielu ozdobnikach i szeryfach zużywają więcej tuszu i tonera niż uproszczone czcionki. Możesz obniżyć koszty druku nawet o 30% wybierając odpowiednią czcionkę. Czcionki oszczędzające tusz to „Century Gothic” i „Garamond”, które są standardowo dostępne w większości programów do edycji tekstu. Trzy czcionki, których należy unikać, ponieważ zużywają dużo tuszu i tonera, to:

• 1. Arial
• 2. Trebuchet
• 3. Tahoma

Mniejsze rozmiary czcionek również oszczędzają papier i tusz. Możesz na przykład zmniejszyć rozmiar czcionki przed wydrukiem do poziomu, który jest dla Ciebie nadal komfortowy do czytania. W ten sposób więcej treści zmieści się na jednej stronie, co oszczędza toner, tusz, a może nawet papier.

Wskazówka 10: Drukowanie kolorowe czy monochromatyczne.

Jeśli chcesz oszczędzać na tuszu kolorowym, drukuj w czerni i bieli. Wydaje się to oczywiste, ale zastanów się, czy zawsze konieczne jest drukowanie w kolorze. Nie bez powodu kolorowe kopie w punktach ksero są wielokrotnie droższe niż zwykłe kopie czarno-białe. Kolorowe tusze są zazwyczaj droższe niż czarne. A co z odcieniami szarości? Wiele drukarek i kopiowarek oferuje tę opcję, ale czy faktycznie oszczędza? Niestety, nie – wiele drukarek używa kolorów do tworzenia odcieni szarości. Szarość nie jest drukowana przy użyciu tylko czarnego tuszu, ale jest mieszana ze wszystkimi kolorami. A to właśnie tego chcesz uniknąć.

Wskazówka 11: Wyłączaj drukarkę we właściwy sposób.

Od samego początku: drukarki atramentowej nie należy wyłączać za pomocą listwy zasilającej. Te urządzenia zużywają bardzo mało energii. Jednak jeśli zostaną całkowicie odłączone od sieci, podczas ponownego włączenia się reinstalują, co może prowadzić do tego, że głowice drukujące będą płukane tuszem, co zużywa dużo kosztownego tuszu.

Natomiast drukarki laserowe zużywają stosunkowo dużo energii w trybie czuwania. Zazwyczaj są one wyposażone w przełącznik, który całkowicie je wyłącza, a nie pozostawia w trybie gotowości. W przypadku drukarek i kopiowarek laserowych: Wyłączaj je!

Tak samo, jak w przypadku lodówek i pralek: Zwracaj uwagę na efektywność energetyczną przy zakupie drukarki!

Wskazówka 12: Kup nową drukarkę.

Czy tusze lub tonery do urządzenia są bardzo drogie? A może masz to urządzenie już od dłuższego czasu? W takim przypadku może warto zainwestować w nowoczesne urządzenie, w którym materiały eksploatacyjne są tańsze. Koszt nowego urządzenia atramentowego lub małej drukarki może się zwrócić już po kilku wymianach tuszu. Jednocześnie może się zdarzyć, że dla starszych urządzeń nie będą już produkowane tonery i tusze. Wówczas zakup nowych tonerów lub tuszy może być nie tylko bardzo skomplikowany, ale także bardzo drogi.

Wskazówka 13: Tanie drukarki mają zbyt wysokie koszty eksploatacji.

Gdy zakładasz firmę lub zostajesz przedsiębiorcą, jest oczywiste, że poniesiesz wiele kosztów początkowych, aby móc rozpocząć działalność. Choć presja kosztowa jest w tym momencie duża, nie warto oszczędzać na nieodpowiednich miejscach. Tanie drukarki mogą być tanie w zakupie, ale koszty ich eksploatacji są często bardzo wysokie. Producenci nie zarabiają na sprzedaży drukarek ani kopiowarek, ale na sprzedaży materiałów eksploatacyjnych. Tusze i tonery są wtedy często zaskakująco drogie, a zwłaszcza startupy, młodzi przedsiębiorcy oraz małe i średnie firmy często mają wysokie zapotrzebowanie na drukowanie, ponieważ potrzebują licznych dokumentów, takich jak ulotki i listy reklamowe, do kontaktu z klientami. Jeśli oczekujesz wysokiego zapotrzebowania na druk, lepiej nie wybierać tanich drukarek atramentowych, których wydajność i możliwości są ograniczone. Sprawdź wcześniej, jak drogie są tusze i tonery do urządzenia, czy istnieją alternatywne produkty, i rozważ, ile oraz co mniej więcej będziesz drukować.

Wskazówka 14: Drukarki atramentowe z oddzielnymi tuszami.

Większość bardziej profesjonalnych drukarek atramentowych ma oddzielne tusze dla poszczególnych kolorów. Mniej profesjonalne urządzenia do użytku domowego korzystają z tzw. tuszów kombinowanych, które zawierają wszystkie kolory (czyli żółty, magenta i cyan) w jednym pojemniku. Tusze kombinowane są odpowiednie dla użytkowników, którzy drukują rzadko lub mało. Jednak jeśli drukujesz dużo i często, warto zainwestować w drukarkę z oddzielnymi pojemnikami na tusz. Wówczas, jeśli jeden kolor się wyczerpie, wystarczy wymienić tylko ten, a pozostałe można nadal używać.

Jeśli drukujesz i kopiujesz wyłącznie dokumenty, teksty lub wewnętrzne materiały, warto rozważyć drukarki monochromatyczne lub kopiarki. Te urządzenia używają tylko czarnego tuszu lub tonera, co oznacza, że produkują wyłącznie czarno-białe kopie i wydruki. Ma to kilka zalet: często dostępne są specjalnie duże pojemniki, o ogromnej wydajności, ponieważ w urządzeniach jest na nie wystarczająco dużo miejsca. Nieużywane tusze kolorowe również nie mogą powodować problemów.

Wskazówka 15: Zmień rodzaj papieru i obniż koszty.

Marnowanie papieru nie jest dobre dla Twojego budżetu, miejmy nadzieję, że to już zostało wyjaśnione. Jednocześnie warto zwrócić uwagę na jakość papieru. Tani papier ma zwykle wysoką chłonność, co powoduje zużycie nadmiernej ilości tuszu. W większości przypadków zwykły papier do drukarek o gramaturze 80 g/m² jest wystarczający. Kiedy papier jest grubszy i wyższej jakości, cena również rośnie. Ważne dokumenty biznesowe lub prezentacje wyglądają lepiej na papierze o gramaturze 100 g/m². Do drukowania zdjęć oczywiście należy używać specjalnego papieru fotograficznego. Możesz również dbać o środowisko, korzystając z papieru z recyklingu, który czasem może być nawet tańszy niż zwykły biały papier. Jeśli masz w firmie kilka kopiarek, dlaczego nie wyposażyć jednej drukarki w droższy biały papier, a drugiej w papier z recyklingu do dokumentów wewnętrznych?

Oto dwie dodatkowe wskazówki: szorstki i puchaty papier pozostawia włókna wewnątrz urządzenia, co przyspiesza zużycie. Używaj więc dobrego papieru. Używaj także zamkniętych podajników papieru. Drukarki często mają górne i dolne podajniki papieru. Jeśli podajnik papieru jest otwarty, papier może zbierać kurz. Podczas drukowania kurz i brud dostają się do wnętrza drukarki. Może to również przyczynić się do zużycia i, w najgorszym przypadku, zatkać dysze drukujące.

Wskazówka 16: Drukowanie dwustronne.

Papier jest drogi; wysokiej jakości papier jest jeszcze droższy. A marnowanie papieru jest kosztowne dla środowiska. Znasz tę sytuację: idziesz do kopiarki lub drukarki w swoim biurze lub firmie i zanim dostaniesz swoje dokumenty, musisz uzupełnić papier, ponieważ koledzy wydrukowali wszystkie podajniki na pusto. Dobrze, jeśli zapas papieru jest trzymany w pobliżu urządzenia, ale co zrobić, jeśli nie jest? Uzupełnianie podajników papieru jest nieuniknione na dłuższą metę, ale odstępy między tymi czynnościami można wydłużyć. Pierwsza możliwość: wypróbuj opcję „Drukuj kilka stron na jednej stronie” w ustawieniach drukarki. W ten sposób dwie strony A4 stają się jedną. Podobnie działa funkcja zoomu na kopiarkach. Ustawiając zoom na około 70% (sprawdź indywidualne ustawienia swojej kopiarki), dwie sąsiadujące strony A4 zostaną zmniejszone do jednej strony A4. Druga możliwość: znasz drukowanie dwustronne? Ta funkcja, którą znajdziesz głównie w kopiarkach, zapewnia, że zarówno przednia, jak i tylna strona papieru zostaną zadrukowane. Jest to sprytny sposób na zmniejszenie zużycia papieru o połowę i oszczędzenie miejsca w biurze.

Wskazówka 17: Sprytne rozłożenie stron.

Właśnie wydrukowałeś 100-stronicowy PDF, aby wygodnie go przeczytać w drodze? A może skopiowałeś ostatnie zestawienie lub protokół, nie sprawdzając wcześniej dokumentu? Teraz siedzisz i widzisz, że wydrukowałeś zbyt wiele stron, marnując papier, tusz lub toner. Krótki przegląd dokumentu, na przykład za pomocą podglądu druku lub widoku strony, może skutecznie zapobiec marnowaniu i śmieciom.

Funkcja "Strony od-do" pozwala ustawić, które strony mają być drukowane. Pomijaj puste strony lub strony z niepotrzebnymi grafikami. Często strona tytułowa jest dużym pożeraczem tuszu. Przypisy, które znajdują się zazwyczaj na końcu dokumentu i nie są od razu potrzebne, również można pominąć. Oszczędza to tusz lub toner oraz papier.

Możesz również drukować kilka stron na jednej kartce. Twoja drukarka i kopiarka oferują odpowiednie ustawienia w menu. To również znacznie oszczędza tusz i papier.

Zamknij również pokrywę kopiarki podczas kopiowania, aby toner nie był marnowany na drukowanie czarnych obszarów. Lub, co lepsze, wypróbuj funkcję zoomu w swojej kopiarce, aby uniknąć czarnych pasków i oszczędzić toner. Jednocześnie nieco większe powiększone dokumenty są łatwiejsze do przeczytania.

Wskazówka 18: Używaj podglądu druku i Worda, aby oszczędzać na kosztach druku.

Kiedy używasz programu drukowania przeglądarki, zazwyczaj wyświetla się podgląd stron do wydrukowania. Często tekst lub obraz, który jest dla Ciebie ważny, znajduje się tylko na kilku stronach, podczas gdy reklamy, banery, nagłówki i stopki zajmują całe dodatkowe strony. Sprawdź, które strony naprawdę chcesz wydrukować i ustaw je jako „wybrane strony”, aby drukarka wydrukowała tylko te. Niektóre strony oferują specjalne widoki do drukowania, które usuwają elementy graficzne lub kolory. Są one często oznaczone małą ikoną drukarki na stronie. W ten sposób elementy graficzne są ukrywane, a zawartość do druku zostaje zredukowana do tekstu, co pozwala zaoszczędzić tusz lub toner. Jeśli chcesz wydrukować tylko tekst z danej strony, nie musisz robić tego bezpośrednio z przeglądarki. Skopiuj tekst, wklej go do Worda i usuń zbędne formatowanie. Możesz na przykład wybrać mniejszy rozmiar czcionki. W ten sposób ponownie potrzebujesz mniej tuszu lub tonera do wydruku.

Wskazówka 19: Obniż koszty druku zdjęć.

Od wielu lat główni producenci, tacy jak HP i Canon, sprzedają drukarki, które są szczególnie odpowiednie do drukowania zdjęć. Wymagają one zazwyczaj specjalnego papieru fotograficznego. Z odpowiednimi przygotowaniami możesz również tutaj zaoszczędzić tusz. Przede wszystkim należy pamiętać, że w druku fotograficznym ostrość i głębia kolorów są ważnymi kryteriami. Wysokiej jakości papier atramentowy ma gładką powierzchnię i niską chłonność, więc potrzebuje mniej tuszu. Wybierz w ustawieniach drukarki zawsze rodzaj papieru, który jest używany, aby automatycznie używano mniej tuszu podczas drukowania. Zbyt duża ilość tuszu na papierze niekoniecznie poprawia głębię i ostrość, ale wydłuża jedynie czas schnięcia zdjęć i może prowadzić do rozmazywania się powierzchni. Najładniejsze wydruki fotograficzne uzyskuje się, łącząc wysokiej jakości papier fotograficzny, najlepiej bezdrzewny, z odpowiednimi ustawieniami drukarki, wybierając opcję druku oszczędnego w zużyciu tuszu.

Wskazówka 20: Odbieraj faksy przez komputer.

Czy Twoja firma nadal posiada faks? Czy wciąż nie możesz obejść się bez używania faksu w biznesie? Niestety, często bywa tak, że faks otrzymuje tylko proste potwierdzenia lub nawet niechciane reklamy. Faks drukuje wszystko – bez filtra – niezależnie od tego, czy tego chcesz, czy nie. Lepiej jest skonfigurować komputer i linię telefoniczną, aby faksy trafiały najpierw do skrzynki e-mailowej, zanim zostaną wydrukowane. W ten sposób masz możliwość zdecydowania, co zostanie wydrukowane, a co bezpośrednio usunięte. Ten sam proces można również stosować do wysyłania faksów. W ten sposób nie musisz czekać kilku minut na wysłanie faksu. Wysyłanie faksów nie jest wtedy dużo trudniejsze niż wysyłanie e-maila z załącznikiem.

Wskazówka 21: Drukuj samodzielnie zamiast zlecać drukowanie.

Posiadanie drukarki lub kopiarki ma oczywiste zalety. Niemal żadne biuro ani gospodarstwo domowe nie może dzisiaj obyć się bez własnego urządzenia. Drukowanie kolorowe i zdjęć stało się również tak łatwe i ekonomiczne, że często warto to zrobić bezpośrednio na miejscu, taniej i wygodniej, niż w specjalistycznym sklepie.

Jednak jeśli pracujesz w architekturze, planowaniu konstrukcji lub inżynierii mechanicznej, często musisz drukować plany lub mapy, które standardowe urządzenie nie może obsłużyć. Nawet drukarki i kopiarki oferujące format A3 mogą być za małe. Wtedy pozostaje tylko wizyta w punkcie ksero lub drukarni, co może być dość kosztowne. Jeśli regularnie, może nawet kilka razy w tygodniu, odwiedzasz punkt ksero, warto rozważyć zakup plotera. Te drukarki wielkoformatowe, takie jak Riso, OCÉ, Canon lub HP, umożliwiają samodzielne drukowanie planów i map. W naszym sklepie znajdziesz odpowiednie tusze do swojego plotera. Możesz już teraz sprawdzić na naszej stronie, ile kosztują poszczególne tusze.