Drukarki i fotokopiarki ulegają z biegiem czasu naturalnemu zużyciu.
Zużyte elementy urządzeń należy w miarę możliwości jak najszybciej wymienić. Regularne zabiegi konserwatorskie i czyszczące są ważne. Dzięki nim można zapewnić prawidłowe funkcjonowanie urządzeń, wyeliminować lub zmniejszyć ilość usterek oraz zadbać o dobrą jakość wydruku. Stosując zestaw konserwatorski można w znaczący sposób przedłużyć eksploatację drukarki i kopiarki. Należy zdawać sobie sprawę z tego, że zestawy konserwatorskie (lub maintenance-kits) często oferowane są do większych i bardziej profesjonalnych modeli drukarek i kopiarek.
Wiele elementów, jak np. toner i bęben, niemalże w sposób oczywisty są wymieniane. Proces zużycia dotyczy również i inne elementy składowe drukarki. Zestaw konserwatorski (lub service kit, maintenance kit) zawiera w zależności od modelu najróżniejsze elementy wymienne i ulegające zużyciu.
Producenci drukarek i kopiarek często przeprowadzają testy w celu ustalenia, które elementy najczęściej ulegają zużyciu i w konsekwencji muszą być wymienione. Dlatego też zawartość zestawu konserwatorskiego może prezentować się bardzo różnie. Następujące elementy mogą znajdować się w zestawie konserwatorskim:
Istnieją jednakże i elementy ulegające zużyciu, które niekoniecznie muszą być zawarte w zestawie konserwatorskim.
W większości wypadków pojawi się odpowiednia informacja otrzegawcza po wydrukowaniu określonej w ustawieniach ilości stron. Często po pojawieniu się tej informacji można w dalszym ciągu korzystać z drukarki. Należy jednak liczyć się z ryzykiem słabszej jakości wydruku oraz szybszego zużycia urządzenia. Celem zapewnienia jak najdłuższej eksploatacji urządzenia zaleca się zainstalowanie zestawu konserwatorskiego.
Wyciekający tusz, kurz ogólnie oraz na wciągniętym papierze, pyłki i włókna papieru mogą zanieczyścić nie tylko wnętrze urządzenia, mogą ponadto przyspieszyć zużycie.
Niekiedy wciągnięte kartki przywierają do wrażliwej powierzchni różnych zespołów technicznych. Wiąze się to z koniecznością mozolnego czyszczenia lub wręcz wymiany. Mechanizmy zębatkowe mogą ulec zużyciu, ponieważ w niektórych sytuacjach nie są już do siebie dopasowane.
Nowy wałek wciągający papier odznacza się porowatą powierzchnią, co zapewnia lepsze przywieranie papieru. Powierzchnia ta w miarę upływu czasu wygładza się. W konsekwencji wałek nie potrafi już prawidłowo wciągnąć papier.
W dużym urządzeniu zdarza się, że części mechaniczne i nierzadko bardzo wrażliwe elementy zazębiają się. Oczywiste jest, że niektóre elementy należy wymienić w regularnych odstępach czasu.
Do urządzeń znajdujących zastosowanie w prywatnych gospodarstwach domowych oraz niewielkich biurach nie ma zestawów konserwatorskich.
Oczywiście istnieje możliwość zakupu poszczególnych części wymiennych. Jednakże ze względów ekonomicznych, wbudowanie zestawu konserwatorkiego opłaci się jedynie wtedy, gdy zostanie przeprowadzony samodzielnie. W przypadku pojawienia się usterki lub zużycia trzeba liczyć się z koniecznością wymiany całego urządzenia.
Zestawy konserwatorskie są dostępne do drukarek profesjonalnych i prawie profesjonalnych.
Konserwację drukarki i kopiarki można przeprowadzić w regulanych odstępach czasu lub zlecić jej wykonanie fachowcom.
Częstotliwość konserwacji oraz konieczność montażu zestawu konserwatorskiego zależy od wielu czynników:
W przypadku małych drukarek konserwacja może być konieczna po wydrukowaniu 20.000 stron, w przypadku większych drukarek po wydrukowaniu 100.000 stron. I tak na przykład HP Laserjet 4250 wymaga po wydrukowaniu 225.000 stron monatżu nowego zestawu konserwatorskiego. W tym szczególnym przypadku zestaw ten zawiera zestaw mocujący, wałek transferowy i 9 wałek do wciągania papieru.
Do niektórych drukarek istnieją różne zestawy konserwatorskie, to znaczymaintenance-kits,o różnej zawartości. W większości przypadków urządzenie samo informuje, jaki zestaw jest konieczny. W wielu przypadkach wyświetlane jest ostrzeżenie lub informacja o pojawieniu się usterki. Informacja ta oznacza konieczność przeprowadzenia „planowanej konserwacji”.
Do urządzeń następujących producentów lub serii znane nam są następujące zestawy konserwatorskie:
Samodzielna wymiana części zawartych w maintenance-kit zależy od urządzenia i indywidualnych predyspozycji.
Niekiedy wymianę można zakończyć po 45 minutach, niekiedy trzeba rozłożyć całą drukarkę celem wymiany kilku elementów. W takich przypadkach zalecamy skontaktować się z serwisem. Jeśli urządzenie jest jeszcze objęte gwarancją, to należy zajrzeć do regulaminu i upewnić się, że montaż zestawu jest objęty gwarancją. Często zestawy konserwatorskie zawierają bardzo obszerne instrukcje, z którymi w każdym razie należy się zapoznać.